Come Organizzare Eventi

Come Organizzare Eventi

 

Eventi, realizzarli è un’attività divertente, impegnativa e decisamente dinamica. Non importa se l’evento è un meeting aziendale, una festa privata, un party, una festa di compleanno, una prima comunione, o un addio al celibato, l’importante è accettare che tutto girerà intorno al tuo lavoro. Se tutto sarà organizzato al meglio, allora i partecipanti lo dimostreranno con interesse, sorrisi e apprezzamenti.

Come organizzare un Evento? Quale profilo deve avere un professionista del settore? Esiste un profilo per un perfetto organizzatore?

Una piccola guida e una serie di diritte saranno utili a risolvere questi dubbi.

 

 

I passi utili, pressoché obbligatori, per Organizzare un Evento sono sette:

 

1. Obiettivi

2. Planning

3. Location

4. Inviti

5. Budget

6. Team

7. Presentatore

 

Obiettivi

 

E’ un punto chiave per organizzare Eventi. Perché le persone dovrebbero parteciparvi? Cosa si vuole ottenere da un Evento?

Queste domande per un Compleanno o un Matrimonio sono decisamente inutili, ma diventano cruciali per un meeting aziendale, una raccolta fondi, una inaugurazione.

L’obiettivo risponde al perché si sta organizzando un evento e cosa si vuole ottenere. Se l’azienda promotrice vuole mostrare un nuovo prodotto o servizio, allora occorrerà focalizzare l’obiettivo sul target degli invitati.

Maggiore sarà il numero di partecipanti interessati alla novità, maggiore sarà il successo per l’azienda promotrice. Non basterà, però, portare gli invitati giusti, occorrerà proporre una serie di temi e personaggi utili ad avallare il lancio.

Avere un chiaro obiettivo permette di realizzare un evento con il migliore risultato e il minimo sforzo

 

 

 

 

 

 

 

 

Planning

 

Pianificare tutto e prevedere anche gli imprevisti è la prerogativa di un perfetto organizzatore.

Occorre partire dalla scelta della data e dell’ora dell’evento. Sembra anche qui un passaggio banale, ma può accadere che un evento non riesca perché non si è valutato che quel venerdì sera c’era la finale di Champions in TV.

 

Un Organizzatore di Eventi deve letteralmente vivisezionare il calendario, scegliere con cura una serie di date e condividerle con il committente. 

 

La pianificazione deve prevedere che gli inviti arrivino almeno quindici giorni prima e che ci sia un sistema di registrazione, nel caso di eventi gratuiti, o di prevendita, nel caso di eventi a pagamento.

Per quest’ultima opzione, ci sono tanti sistemi per garantire la prevendita dei biglietti di invito. Alcune aziende specializzate, come per esempio Eventbrite o TicketOne, gestiscono tutto il flusso: dall’acquisto, al pagamento, alla trasmissione del biglietto elettronico e cartaceo.

Pianificata la modalità di adesione, occorrerà definire la comunicazione

 

Location

 

Dove organizzare l’evento è molto importante, sopratutto perché deve calzare alla perfezione con il tema e il target degli ospiti.

Organizzare un evento chic in un locale rustico potrebbe non piacere, salvo che l’evento abbia come tema il country.

La location va ispezionata sempre prima e valutata negli spazi disponibili, nella presenza di supporti multimediali (proiettori, PC, ecc), dei servizi sanitari (bagni in ordine, puliti e sufficienti per il numero di invitati), di un’area reception per accogliere e registrare gli invitati, guardaroba, una cucina con frigo e attrezzature nel caso il catering fosse organizzato direttamente in loco.

Inoltre la location deve essere facilmente raggiungibile in auto e con i mezzi pubblici, avere un parcheggio interno o convenzionato in zona.

Altro punto importante è verificare la flessibilità della location. Ad esempio, per un evento all’aperto ci deve essere la disponibilità di un’area al coperto in caso di pioggia.

Infine occorre verificare i vari permessi richiesti nel caso ci sia musica (acustica fastidiosa), si utilizzino cartelloni (decoro), tende esterne (suolo pubblico).

 

 

 

 

Inviti

 

Il primo passo per avere un evento di successo è la partecipazione. Le persone giuste al posto giusto. Come ottenere il target corretto di partecipanti per un Evento?

Innanzitutto occorre presentarsi al meglio. Letteralmente l’invito dovrà essere il migliore biglietto da visita possibile!

L’uomo ha una soglia di attenzione sempre più bassa. Oggi alcuni studiosi ipotizzano di soli 8 secondi, quindi l’invito dovrà essere convincente, accattivante, nuovo, fresco e invitante.

Si consiglia di affidarsi ad un bravo grafico, una foto sgranata o un errore di colori potrebbe vanificare tutto il lavoro.

Occorre pianificare con attenzione la spedizione degli inviti. Se per posta ordinaria occorrerà prevedere i tempi di consegna, se via mail invece si può ipotizzare un primo invio qualche settimana prima e un remind qualche giorno prima.

Importante è il feedback all’invito. E’ fondamentale sapere quante persone saranno presenti per definire il numero del personale di sala, il quantitativo di cibo e bibite, ecc

L’invito è anche legato al tipo di evento. Se è un matrimonio o un evento privato, allora la finalità dell’invito è di comunicare la novità, richiedendo l’adesione.

Se parliamo di una manifestazione in cui si vuole ottenere il maggior numero di presenti in target, allora la finalità è quella di riempire la sala con le giuste persone. In quest’ultimo caso l’invito deve essere efficace al massimo.

Ultima considerazione sull’invito. Per eventi pubblici non a pagamento occorre sempre considerare che un 20% degli invitati confermati non si presenterà.

 

 

Budget

 

I costi da tenere in considerazione per un Evento sono, in ordine di importanza, le risorse umane, la location, catering, attrezzature, pubblicità.

Per calcolare questa somma devi far leva sulla tua esperienza e sui preventivi dei vari fornitori.

La voce più complessa è quella delle risorse umane. I costi dello staff e del personale di servizio possono variare in base ai contratti nazionali collettivi, alle varie figure professionali impegnate e alla loro esperienza.

Spesso chi organizza eventi si affida a delle agenzie che curano questo aspetto, assumendo loro le figure richieste e fatturando il servizio. I costi aumentano ma tutta l’organizzazione si semplifica.

Consigliamo di non seguire la suddetta procedura per lo staff. Sono figure chiave che devono essere allineate su tutto lo spirito dell’evento. Lo staff più stretto dovrebbe sempre essere selezionato, formato e assunto direttamente. Il team è, quindi, un altro punto focale.

 

Team

 

Come anticipato lo staff dovrebbe essere selezionato e formato direttamente da chi organizza l’evento. Tutti devono essere pronti ed essere orientati all’obiettivo aziendale e dell’evento.

Nel caso di grandi eventi, occorre definire una serie di responsabili dedicati alla sala, catering, personale di sala, accoglienza, gestione inviti, ecc

Lo staff assunto personalmente va coinvolto il prima possibile nel nuovo evento, sia per formarlo, sia per organizzare il lavoro. Inoltre, questa pratica permette di valutare possibili assenze da sostituire.

Ricorda di lasciare un piccolo margine di manovra, perché quasi tutti gli eventi non vanno mai esattamente come li hai pianificati. Ritardi di invitati o ospiti, tempi degli interventi non rispettati, organizzazione catering non corretta.

Con l’esperienza poi tanti imprevisti possono essere previsti, o gestiti al momento con soluzioni pronte all’uso.

 

 

 

Presentatore dell’Evento

 

Per eventi grandi o di particolare importanza è utile avere un presentatore.

Si può assumere un professionista, oppure scegliere tra gli speaker invitati.

Questa figura aiuta a tenere viva la partecipazione degli invitati e alto il ritmo degli interventi.

 

 

 

Conclusione Evento

 

Alla fine dell’evento, qualunque sia l’esito occorre sempre congratularsi con lo staff, rimandando a colloqui individuali eventuali critiche.

Un altro passo da fare a chiusura dell’evento è relazionarsi con il committente. E’ importate raccogliere le sue impressioni a caldo e gestire ogni possibile critica senza giustificarsi, ma con disponibilità e partecipazione.

Chiusi i convenevoli, occorre verificare che il personale preposto pulisca perfettamente la sala. Per eventi futuri è importante non indispettire i proprietari.

Stessa cosa per le attrezzature affittate. Occorre restituirle nelle migliori condizioni e nei tempi concordati.

 

 

Come organizzare un Evento On Line per i Social Network

 

 

Questa specifica area merita un capitolo tutto suo. Infatti, negli ultimi anni, con la crescita esponenziale dei Social Media, sempre più eventi diventano on line. Ovvero sempre più i Social Media entrano negli eventi per allargare la fascia dei partecipanti verso gli internauti.

 

 

 

Oggi gli eventi, sia pubblici che privati, hanno un occhio non tanto segreto che riproduce tutto su Facebook, YouTube, ecc

Questo occhio sta diventando sempre più importante per chi organizza eventi.

Infatti, come già indicato, gli eventi sono sempre più anticipati da teaser che stuzzicano gli utenti dei vari social ad approfondire un tema che viene solo anticipato con immagini accattivanti.

Un po’ un “vedo – non vedo” che provoca le persone ad interessarsi al tema, ad aspettare lo svelarsi della novità.

Queste pratiche, quasi sempre seguite da un hastang # – servono anche a raccogliere adesioni, grazie a call to action disponibili nei contenuti social o in landing page

Terminata questa prima fase, i Social Media intervengono nell’evento stesso, ovvero con dirette Facebook, Instagram e YouTube, mostrano cosa accade e, grazie a regie “social” sempre più simili a quelle televisive, si attivano interazioni con gli utenti on line, creando di fatto un effetto moltiplicatore dell’audience.

Questa nuova era degli eventi crea nuove professionalità e nuovi processi organizzativi.

A tutto quello che abbiamo già indicato occorre aggiungere una sorta di produzione televisiva per rendere un evento live anche un evento on line.

L’approccio a questa organizzazione dovrà essere molto diverso. Perché gli utenti dei Social Network hanno continuamente bisogno di essere attivati, coinvolti, eccitati.

Tutti noi tendiamo ad abbandonare un contenuto su Facebook o altri social, appena questo cala di intensità.

L’interesse per ciò che si vede in internet dura otto secondi, quindi catturarlo diventa sempre più difficile e snervante se non si conoscono le tecniche.

 

 

Esempio di come organizzare un evento on line

 

Un valido esempio di come organizzare un evento on line per i Social Media è quello realizzato da

Fight Eat Club al BeChef di Palermo il 28 luglio.

Questo, infatti, è un evento live con pubblico, speaker, ecc, ma è soprattutto un evento on line, in quanto trasmesso in diretta sul sito di Fight Eat Club e su YouTube.

Viviana Prester dello staff di Fight Eat Club, responsabile dell’organizzazione di questo evento, ci racconta come riuscire a realizzare una manifestazione coniugando un live ad un on line.

 

La bellezza di eventi che prevedono anche una diretta sui Social è di mostrare ad un pubblico non presente cosa accade, ricevendo immediati feedback.

Nei nostri eventi, durante la diretta, trattiamo chi ci segue dai social allo stesso modo di chi è in sala. Come interagiamo con i presenti, chiedendo pareri, mostrando i piatti, spiegando ciò che accade, così facciamo anche con chi ci segue via internet. La differenza è solo su come chiediamo i feedback: chat live, hastang, commenti.

All’inizio, nei primi eventi, abbiamo dovuto trovare la formula giusta per coinvolgere i due tipi di pubblico, che sono simili, ma per differenza del mezzo di comunicazione, hanno delle peculiarità da non trascurare.

Quando organizziamo un evento partiamo da un piano editoriale che prevede da subito l’interazione con chi ci segue dal proprio PC e smartphone. 

Stiamo organizzando eventi presso Scuole di Cucina, show cooking in aree attrezzate di aziende del settore enogastronomico, ecc con una formula nuova in cui ingaggiamo i concorrenti on line, si sfidano in video ricetta da casa, e i vincitori finalisti partecipano ad un evento live. Evento che anticipiamo con interviste e back stage nei social e che trasmettiamo in diretta live.

Durante la diretta chiediamo al pubblico presente e a quello che ci segue on line, di votare le due video ricette dei  concorrenti, di commentarle e di seguire un hastang.

In questo modo vediamo che i presenti in sala e chi ci segue da internet sono partecipanti attivi della sfida, perché seguono le interviste dei concorrenti, dei giudici e i passi delle due video ricette, rendendo l’evento amplificato dal punto di vista mediatico.

A fine di ogni evento offriamo un buffet, in cui sono presenti anche i prodotti d’eccellenza di  sponsor del settore food & bevarange.

 

Prossimamente faremo un altro passo avanti in questi eventi, con l’obiettivo di rendere il nostro un vero social eating di sfide culinarie tra cuochi amatoriali, puntando a non mostrare solo i piatti realizzati dai FighterChef, ma non posso aggiungere altro. Seguiteci per scoprire queste novità.